Ayuntamiento de una ciudad española (área de Centros de Mayores) · Administración pública
Agente de IA en WhatsApp para la gestión de Centros de Mayores
Un ayuntamiento español gestionaba manualmente las inscripciones y consultas de sus Centros de Mayores por teléfono y en persona. Implantamos un agente de IA en WhatsApp que resuelve dudas, tramita inscripciones a varias actividades en una misma conversación y mantiene la base de contactos actualizada automáticamente.
El reto
Los Centros de Mayores del ayuntamiento gestionaban horarios e inscripciones a actividades por teléfono y en las propias oficinas. El personal dedicaba buena parte de su jornada a responder las mismas preguntas sobre horarios, plazas disponibles y actividades, restando tiempo a otras tareas. Los usuarios que querían apuntarse a varias actividades tenían que repetir el proceso para cada una, lo que generaba fricción y errores de registro. Tampoco existía una forma sencilla de enviar comunicaciones segmentadas por centro o actividad, ni de mantener centralizada la información de contacto.
La solución
Desarrollamos un agente de IA conectado a WhatsApp que atiende consultas sobre horarios y actividades, y permite inscribirse a varias actividades dentro de la misma conversación, sin reiniciar el proceso. Cada inscripción se registra automáticamente y el usuario recibe confirmación al instante. El sistema mantiene sincronizada una base de datos de contactos con nombre, teléfono, centro y actividad, lista para lanzar comunicaciones segmentadas con plantillas aprobadas por WhatsApp. El agente combina n8n para orquestar los flujos, OpenAI para la conversación, WhatsApp Cloud API como canal de mensajería y Google Sheets como base de datos operativa.
Resultados
- Respuesta automática 24/7 a horarios y actividades
- Inscripción a varias actividades sin reiniciar el flujo
- Confirmación automática de cada inscripción por WhatsApp
- Base de contactos centralizada y lista para segmentar
- Menos carga manual del personal en tareas repetitivas
Un ayuntamiento español necesitaba modernizar la forma en que sus Centros de Mayores gestionaban horarios, inscripciones y consultas de los usuarios, sin añadir carga adicional al personal existente.
El punto de partida
La gestión diaria de los centros dependía casi por completo del contacto telefónico y presencial:
El personal atendía de forma repetida las mismas preguntas sobre horarios y actividades disponibles.
Las inscripciones se anotaban manualmente, con riesgo de errores o duplicidades.
Apuntarse a varias actividades requería repetir el proceso completo para cada una.
No había una forma ágil de enviar avisos o novedades segmentadas por centro o actividad.
Este modelo funcionaba, pero consumía tiempo del equipo que podría dedicarse a la atención directa a los usuarios.
Qué necesitábamos resolver
El proyecto se planteó con varios objetivos claros:
Permitir a los usuarios consultar horarios y actividades sin depender de una llamada o visita presencial.
Facilitar la inscripción a actividades, incluida la inscripción múltiple en una sola interacción.
Automatizar el registro de inscripciones y su confirmación.
Centralizar los datos de contacto de los usuarios en una base actualizada.
Dejar preparada la infraestructura para lanzar comunicaciones segmentadas por centro o actividad.
La solución que construimos
Agente de IA en WhatsApp
El canal principal es un agente conversacional en WhatsApp. Responde de forma natural a preguntas sobre horarios y actividades, y guía al usuario hacia la inscripción cuando detecta interés, sin forzar la conversación.
Inscripción múltiple sin fricción
Un usuario puede inscribirse en varias actividades dentro de la misma conversación, sin tener que reiniciar el proceso para cada una. Cada inscripción queda registrada automáticamente y el sistema envía una confirmación inmediata por WhatsApp.
Base de datos centralizada
Toda la información —nombre, teléfono, centro y actividad— se sincroniza automáticamente en una base de datos común. Esto permite consultar en cualquier momento quién está inscrito en qué, sin depender de registros dispersos.
Comunicaciones segmentadas
La base de datos queda organizada de forma que el ayuntamiento puede lanzar comunicaciones generales o segmentadas por centro o actividad, usando plantillas aprobadas por WhatsApp, sin trabajo adicional de preparación de datos. Este agente forma parte de las soluciones de automatización con IA que desarrollamos para organizaciones con necesidades similares.
Stack tecnológico
n8n — orquestación de los flujos de automatización
OpenAI — motor conversacional del agente de IA
WhatsApp Cloud API — canal de comunicación con los usuarios
Google Sheets — base de datos de contactos e inscripciones
Resultados
El sistema entró en funcionamiento sustituyendo la gestión manual de horarios e inscripciones por un canal automatizado y disponible en todo momento:
Respuesta automática 24/7 a consultas de horarios y actividades.
Inscripción a varias actividades en una sola conversación, sin reiniciar el proceso.
Confirmación automática de cada inscripción por WhatsApp.
Base de contactos centralizada, lista para lanzar comunicaciones segmentadas.
Reducción de la carga manual del personal en tareas repetitivas de atención.
Aplicable a otros proyectos
Este mismo enfoque —un agente conversacional que combina consulta de información, gestión de inscripciones y base de datos centralizada— es trasladable a cualquier organización que gestione actividades, plazas o servicios recurrentes de cara al público: ayuntamientos, asociaciones, centros deportivos o entidades educativas. Si tu organización gestiona un volumen similar de consultas e inscripciones repetitivas, hablemos de tu caso.